Блог

Контакты

О компании

Услуги

+7 (495) 128-32-08

Главная
/
Блог
/
Восстановление бухгалтерского и налогового учета

10 признаков, что ваш кадровый учет ведется с ошибками

Кадровый учет многие компании воспринимают как формальность: приняли сотрудника, оформили приказ, подписали трудовой договор - и достаточно. На практике именно кадровые документы становятся одним из первых объектов проверки со стороны Государственной инспекции труда, прокуратуры, Социального фонда России и даже налоговых органов.
Иногда компания годами работает с ошибками, даже не подозревая об этом. Но одна проверка, трудовой спор или увольнение сотрудника способны выявить десятки нарушений одновременно.
В этой статье рассмотрим десять наиболее характерных признаков того, что кадровый учет требует срочного аудита.

Почему кадровые ошибки опаснее, чем кажется

Нарушения кадрового законодательства могут привести к:

штрафам по КоАП РФ;
предписаниям инспекции труда;
судебным спорам с работниками;
доначислению страховых взносов;
признанию увольнения незаконным;
компенсации морального вреда сотрудникам.

Причем многие нарушения обнаруживаются не сразу, а спустя несколько лет.

Признак №1. Каждый сотрудник работает по своему трудовому договору

Представьте ситуацию. В компанию приходит новый кадровик и открывает папку с трудовыми договорами. Один договор составлен в 2018 году, второй - по шаблону из интернета, третий вообще был скопирован из другой организации. На первый взгляд все документы похожи, но если начать сравнивать, окажется, что обязательные условия отличаются практически в каждом.
В одном договоре отсутствует режим рабочего времени. В другом не указано место выполнения работы. В третьем ничего не сказано о премировании, хотя сотрудники его получают ежемесячно. Иногда встречаются договоры, где вообще отсутствуют условия труда или прописаны нормы, которые уже несколько лет не соответствуют требованиям законодательства.
Подобная ситуация возникает постепенно. Каждый новый сотрудник оформляется по тому шаблону, который оказался под рукой в конкретный момент. Через несколько лет в компании одновременно используются пять–шесть разных редакций договора.

Чем это опасно
Во время проверки инспектор обычно не ограничивается одним документом. Он берет несколько личных дел сотрудников и быстро сравнивает договоры между собой. Если обязательные условия отличаются без объективных причин или отсутствуют вовсе, это становится основанием для выдачи предписания и привлечения работодателя к ответственности.
Кроме того, именно различия в договорах нередко становятся аргументом работников в трудовых спорах. Например, сотрудник может заявить, что работодатель незаконно изменил условия труда или не выполнил свои обязательства.

Что стоит проверить уже сегодня.
Переделывать сразу все кадровые документы не требуется. Достаточно открыть несколько трудовых договоров сотрудников, принятых в разные годы, и ответить на несколько вопросов:
используется ли единый шаблон;
указаны ли все обязательные условия;
соответствуют ли формулировки действующему законодательству;
оформлены ли дополнительные соглашения по всем изменениям условий труда.
Если ответы вызывают сомнения, имеет смысл провести ревизию всех трудовых договоров, пока это не сделал инспектор.

Признак №2. Документы появляются только тогда, когда о них вспоминают

Во многих небольших компаниях кадровые документы оформляются не в день события, а тогда, когда появляется свободное время.
Например, сотрудника перевели на другую должность месяц назад. Он уже получает новую зарплату, работает в другом подразделении, но приказ о переводе до сих пор не подписан. Или директор решил увеличить оклад, бухгалтер уже начисляет новую сумму, а дополнительное соглашение к трудовому договору еще даже не подготовлено.
Иногда подобная практика кажется безобидной. Руководитель рассуждает просто: "Документы все равно оформим позже". Но именно такие ситуации чаще всего становятся причиной нарушений.

Почему это проблема.
Большинство кадровых документов должно оформляться одновременно с кадровым событием. Если приказ, соглашение или заявление составлены спустя несколько недель, это легко установить по датам подписания документов.
Во время проверки инспектор обращает внимание именно на такие несоответствия. Если сотрудник получает новую зарплату с марта, а дополнительное соглашение подписано только в мае, возникает вопрос: на каком основании производились выплаты два предыдущих месяца?

Что стоит проверить.
Откройте документы по нескольким кадровым изменениям за последний год и сравните даты:

когда произошло событие;
когда был подписан приказ;
когда оформлено дополнительное соглашение;
когда бухгалтерия начала начислять выплаты.

Если даты регулярно расходятся, значит кадровый учет требует пересмотра.

Признак №3. Отпуска живут своей жизнью

Во многих организациях график отпусков существует исключительно потому, что "так положено". Его утверждают в декабре, убирают в папку и больше практически не открывают.
Дальше начинается обычная рабочая жизнь. Один сотрудник решил уйти отдыхать раньше. Другой перенес отпуск из-за проекта. Третий несколько лет подряд вообще не использует отпуск полностью.
Постепенно график перестает иметь какое-либо отношение к реальности.

Чем это грозит.
Инспекция труда нередко начинает проверку именно с графика отпусков.
Если выясняется, что сотрудники отдыхают совершенно в другое время, отсутствуют уведомления, отпускные выплачиваются позже установленного срока или работники не используют отпуск несколько лет подряд, работодателю могут выдать предписание об устранении нарушений.
Кроме того, накопившиеся отпуска превращаются в серьезные финансовые обязательства компании.

На что обратить внимание.
Стоит проверить:

соответствует ли фактический отпуск графику;
уведомляются ли сотрудники минимум за две недели;
вовремя ли выплачиваются отпускные;
нет ли работников, которые несколько лет подряд не отдыхали.

Признак №4. Табель учета рабочего времени заполняется "по памяти"

Пожалуй, один из самых распространенных признаков проблемного кадрового учета.
Последний рабочий день месяца. Бухгалтер открывает пустой табель и начинает вспоминать:
- Этот сотрудник вроде болел...
- Этот ездил в командировку...
- Кажется, Иванов один день был в отпуске...
Через полчаса табель готов.
На первый взгляд кажется, что ничего страшного не произошло. Но именно табель подтверждает фактически отработанное время каждого работника.

Почему это риск.
Если возникнет трудовой спор, именно табель станет одним из основных доказательств.
При проверке инспекция может сравнить:

табель;
больничные;
приказы об отпусках;
командировочные документы;
расчет заработной платы.

Любые расхождения сразу становятся заметны.

Что проверить.
Хороший табель ведется ежедневно или максимально близко к реальным событиям.
Если документ заполняется один раз в месяц "по памяти", вероятность ошибок крайне высока.

Признак №5. В личных делах сотрудников постоянно чего-то не хватает

Представьте ситуацию.
Инспектор просит показать личное дело сотрудника.
Кадровик приносит папку.
Через несколько минут выясняется, что отсутствует согласие на обработку персональных данных. Потом оказывается, что нет листа ознакомления с локальными нормативными актами. Затем не удается найти дополнительное соглашение о повышении заработной платы.
По отдельности такие недочеты могут показаться мелочью. Но когда их десятки, становится очевидно, что кадровый учет ведется бессистемно.

Какие документы теряются чаще всего.
Обычно отсутствуют:

заявления работников;
дополнительные соглашения;
должностные инструкции;
согласия на обработку персональных данных;
листы ознакомления с внутренними документами;
копии обязательных документов.

Что делать.
Полезно составить единый чек-лист личного дела сотрудника и периодически сверять комплектность документов по каждому работнику.

Признак №6. Локальные нормативные акты никто не открывал несколько лет

Очень часто правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда или положение о премировании утверждаются один раз при создании компании.
После этого документы годами никто не пересматривает.
За это время меняется законодательство, появляются новые требования, изменяются внутренние процессы организации, а локальные документы остаются прежними.

Почему это опасно.
Во время проверки инспектор обязательно изучает локальные нормативные акты.
Если документ содержит устаревшие нормы или противоречит действующему законодательству, работодателю придется не только устранить нарушения, но и привести в соответствие все связанные кадровые документы.

Что проверить.
Посмотрите дату утверждения каждого локального акта.
Если документ последний раз редактировался пять-десять лет назад, скорее всего, он уже нуждается в обновлении.

Признак №7. Никто точно не знает, где находятся кадровые документы

В одной компании трудовые договоры лежат у директора.
Приказы - у бухгалтера.
Личные карточки - в отделе кадров.
Дополнительные соглашения - на компьютере бывшего кадровика.
Когда приходит запрос из инспекции или суда, начинается настоящая экспедиция по

Почему это серьезная проблема.
Само по себе наличие документов недостаточно.
Работодатель должен иметь возможность быстро предоставить их проверяющим.
Если документы потеряны, испорчены или хранятся бессистемно, доказать свою правоту становится значительно сложнее.

Что проверить.
Попробуйте провести небольшой эксперимент.
Попросите ответственного сотрудника за десять минут найти полный комплект документов по одному работнику.
Если на это уходит час - систему хранения стоит пересмотреть.

Признак №8. Каждое увольнение превращается в стресс

Увольнение кажется простой процедурой только на первый взгляд.
На практике именно при увольнении работодатели допускают максимальное количество ошибок.
Например:

заявление написано позже указанной даты;
работника не ознакомили с приказом;
компенсация отпуска рассчитана неверно;
окончательный расчет произведен позже установленного срока.

Почему это опасно.
Даже если сотрудник не планировал обращаться в суд, ошибка в документах может стать основанием для спора спустя несколько месяцев.
В результате работодателю приходится восстанавливать работника, выплачивать средний заработок за время вынужденного прогула и компенсировать судебные расходы.

Что проверить.
Стоит периодически анализировать несколько последних увольнений и проверять соблюдение всей процедуры от получения заявления до окончательного расчета.

Признак №9. Изменения давно произошли, а документы остались прежними

В любой компании постепенно меняются условия труда. Повышается зарплата. Меняется график работы.
Сотрудник переводится в другое подразделение. Появляются новые обязанности.
Но документы зачастую продолжают существовать в первоначальном виде.

Почему это проблема.
Фактически работник уже трудится на новых условиях, однако юридически они нигде не закреплены.
Если возникнет спор, суд будет ориентироваться именно на подписанные документы.

Что проверить.
Сравните фактические условия работы сотрудников с тем, что написано в трудовых договорах.
Если они отличаются, необходимо оформить дополнительные соглашения.

Признак №10. Кадровый аудит никогда не проводился

Самый показательный признак. Если компания существует пять, семь или десять лет и за это время никто ни разу не проверял кадровые документы комплексно, практически наверняка в них накопились ошибки.
Это совершенно нормально. Меняется законодательство, сотрудники увольняются, кадровики переходят в другие организации, используются разные шаблоны документов. Со временем даже хорошо организованный кадровый учет начинает требовать ревизии.

Почему аудит выгоднее проверки инспекции
Внутренняя проверка позволяет спокойно исправить ошибки до того, как они станут предметом внимания контролирующих органов.
Как правило, после комплексного кадрового аудита удается выявить десятки мелких нарушений, которые по отдельности кажутся незначительными, но в совокупности могут привести к серьезным штрафам.
Именно поэтому многие компании проводят кадровый аудит не после получения уведомления о проверке, а в качестве профилактической меры - это значительно дешевле и безопаснее.

Какие ошибки встречаются чаще всего

Ошибка	Возможные последствия
Отсутствие обязательных документов	Штрафы инспекции труда
Ошибки в трудовых договорах	Судебные споры
Неверное оформление отпусков	Предписания и штрафы
Ошибки при увольнении	Восстановление сотрудника
Отсутствие дополнительных соглашений	Признание изменений незаконными
Несоблюдение сроков хранения документов	Административная ответственность

На практике большинство нарушений возникает не из-за умысла работодателя, а вследствие отсутствия регулярного контроля и использования устаревших шаблонов документов.

Узнали свою компанию хотя бы в нескольких пунктах?

Практика показывает, что если организация обнаруживает у себя три-четыре признака из этого списка, то при детальной проверке обычно выявляется значительно больше нарушений. Часть из них может годами никак не проявляться, однако достаточно жалобы работника или плановой проверки Государственной инспекции труда, чтобы все проблемы стали очевидны.

Самостоятельно оценить состояние кадрового учета бывает непросто. Необходимо учитывать требования трудового законодательства, изменения нормативных актов, судебную практику и правильность оформления каждого кадрового документа.

Специалисты компании «БухПрофессионал» помогают организациям полностью привести кадровый учет в порядок: проводят аудит кадровой документации, выявляют нарушения, разрабатывают недостающие документы и при необходимости берут кадровое делопроизводство на постоянное сопровождение.
Если вы хотите заранее устранить возможные риски, ознакомьтесь с услугой кадрового учета и кадрового сопровождения. Это позволит исправить ошибки до того, как ими заинтересуются проверяющие органы или возникнет трудовой спор.

Как самостоятельно проверить кадровый учет

Полезно периодически проводить внутреннюю проверку и отвечать на несколько вопросов:

Все ли сотрудники имеют подписанные трудовые договоры?
Оформлены ли дополнительные соглашения по всем изменениям?
Есть ли график отпусков?
Ведется ли табель учета рабочего времени?
Актуальны ли локальные нормативные акты?
Хранятся ли кадровые документы в установленном порядке?
Проводилась ли кадровая проверка за последние два года?

Если хотя бы на два-три вопроса ответ отрицательный, рекомендуется провести комплексную проверку кадровой документации.

Как избежать проблем

Самый надежный способ снизить кадровые риски - регулярно актуализировать документы, использовать единые шаблоны, следить за изменениями законодательства и периодически проводить независимый аудит.
Если в организации нет собственного кадрового специалиста или объем работы постоянно растет, рациональным решением становится передача кадрового делопроизводства профессионалам.
Также рекомендуем ознакомиться со статьей из блога компании, где регулярно публикуются материалы по кадровому делопроизводству, бухгалтерскому учету и изменениям законодательства.

Вывод

Большинство кадровых нарушений долгое время остаются незаметными. Однако при первой же проверке они могут обернуться значительными штрафами, судебными спорами и дополнительными расходами.
Регулярная проверка кадровых документов позволяет обнаружить проблемы заранее и исправить их до того, как ими заинтересуются контролирующие органы.

Наши услуги

Бухгалтерские услуги

Абонентское бухгалтерское обслуживание с финансовой гарантией, в т.ч. расчет заработной платы, кадровый учет, сдача отчетности.

Подробнее

Юридические услуги

Абонентское юридическое обслуживание, в т.ч. регистрация товарного знака, регистрация бизнеса, подготовка и анализ правовой документации, урегулирование правовых споров.

Подробнее

Налоговый консалтинг

Налоговое консультирование, оптимизация налогов, сопровождение выездных налоговых проверок.

Подробнее

Внутренний аудит

Независимое аудиторское заключение, проверка и анализ бухгалтерской отчетности и деятельности организации.

Подробнее

Налоговый вычет

Возврат НДФЛ за покупку квартиры, строительство дома, лечение, обучение, пенсионные накопления и другие.

Подробнее

3-НДФЛ и ОДДС для инвесторов

Услуги по расчёту и оптимизации НДФЛ с доходов от продажи активов. 3-НДФЛ и отчёты о движении денежных средств по зарубежным счетам. Урегулирование налоговых споров.

Подробнее

Налоговое планирование для инвесторов

Предварительный расчет НДФЛ для инвесторов и трейдеров с целью оптимизации налога и экономии денег.

Подробнее

Годовое обслуживание для инвесторов

Расчет, планирование и оптимизация налогов физических лиц на постоянной основе с финансовой гарантией, а также 3-НДФЛ, ОДДС, уведомления и пр.

Подробнее

Налоговая отчётность по КИК

Подготовка уведомлений об участии в КИК, о КИК, об изменении налоговой ставки, консультирование и подготовка налоговой декларации.

Подробнее